Qué documentación debe tener un transportista de alimentos

Si estás en Compras o en Administración y te toca dar de alta a un transportista de alimentos, esta es la lista de lo que tenés que pedir. No es burocracia: cada papel cubre un riesgo concreto de tu empresa.

Habilitación SENASA del establecimiento

SENASA es el Servicio Nacional de Sanidad y Calidad Agroalimentaria, el organismo nacional que controla que los productos agroalimentarios se produzcan, almacenen y trasladen en condiciones sanitarias adecuadas.

La habilitación del establecimiento acredita que el depósito donde se recibe, guarda y despacha la mercadería cumple esas condiciones. Se identifica con un número oficial. Pedí ese número y, si querés, verificalo.

Habilitación SENASA de las unidades

Este es el punto que más se pasa por alto, y el más importante. La habilitación del depósito no cubre a los camiones. Son trámites distintos.

Un transportista puede tener el establecimiento habilitado y mover tu mercadería en unidades que no lo están. Para tu empresa eso significa que el producto viaja fuera de norma justo en el tramo donde más se puede romper la cadena de frío.

Pedí que te confirmen que cada unidad tiene su propia habilitación, no solo el depósito.

Datos fiscales completos

Para cargar al proveedor en tu sistema vas a necesitar, como mínimo:

• Razón social completa, no el nombre de fantasía.
• CUIT.
• Condición frente al IVA — si es Responsable Inscripto podés computar el crédito fiscal; si es monotributista, no.
• Tipo de factura que emite (A, B o C).
• Domicilio fiscal y comercial.

Un dato práctico: si el transportista tiene todo esto publicado en su web, es señal de que está acostumbrado a trabajar con empresas que auditan. Si tenés que pedirlo tres veces, tomalo como información.

Seguros

Preguntá qué cobertura tiene la carga, cuáles son los montos y qué situaciones quedan excluidas. Pedilo por escrito. "Está todo asegurado" no es una respuesta: es una frase.

Consultá también por el seguro de responsabilidad civil de las unidades y por la cobertura del personal que hace la carga y la descarga.

Documentación del viaje

Además de los papeles del proveedor, cada viaje lleva su propia documentación: remitos, la documentación sanitaria que corresponda al tipo de producto y los comprobantes de transporte exigidos por la normativa vigente.

Acordá desde el principio quién emite cada cosa y cómo te llega la constancia de entrega. Eso evita la discusión típica de fin de mes, cuando falta un remito y nadie sabe dónde está.

Lo que no es un papel pero deberías pedir igual

• Confirmación de si la flota es propia o subcontratada. Cambia por completo quién responde si algo pasa.
• Cómo consultás por una carga en tránsito y en qué horarios.
• Qué respaldo tienen ante una rotura en ruta: mecánica propia, unidad de reemplazo, tiempos de respuesta.